PODZIAŁ AKT I SPOSÓB ICH PRZECHOWYWANIA
Akta można podzielić na dwie kategorie:
- akta spraw bieżących (przechowywane są one przez pracownika, który zajmuje się sprawą)
Najstarsze akta są na samej górze.
- akta spraw załatwionych (dokumenty te przechowywane są już w archiwum)
Akta przez kancelarię raz w roku przekazywane są do archiwum.
Przechowywanie akt wiąże się z oznaczeniem ich ważności i wartości, które określa nam kategoria archiwalna. Zawiera ona podział na cztery kategorie:
- Kategoria A – zaliczamy do niej akta archiwalne, np. akta związane z założeniem danej jednostki organizacyjnej, nie posiadają daty ich zniszczenia.
- Kategoria B – zaliczamy do niej akta o wartości użytkowej, których okres przechowywania jest różny i zależy od liczby umieszczonej za literką B, np. B5 – księgi rachunkowe.
- Kategoria BC – zaliczamy do niej akta, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu takie jak zaproszenia czy ulotki, nie są one przekazywane do archiwum i wraz z końcem roku ulegają zniszczeniu.
- Kategoria BE – zaliczamy do niej akta, które do końca nie wiadomo, do której kategorii przydzielić, tak jak w przypadku kategorii B, tutaj również po oznaczeniu BE występują liczby, które oznaczają czas, przez jaki dany dokument będzie przechowywany w archiwum. Po zakończeniu określonego czasu taki akt wraca do pracownika, aby przydzielić go do konkretnej kategorii.
